Успех любого мероприятия – это правильная организация. Если нужно устроить корпоративную встречу, симпозиум или конференцию, необходимо продумать все нюансы наперед. О чем стоит в первую очередь побеспокоиться:

Выбор местоположения

Идеальным местом для организации будет столица. Такой выбор объясняется просто:

  • Это удобно для иностранных посетителей.
  • Можно добраться любым транспортом из различных точек страны.
  • После симпозиума можно осмотреть достопримечательности, посетить памятники.

При арендовании зала, нужно учитывать наличие парковки. Это актуально, для проживающих в этом городе или для тех, кто добирается до лекции на своем личном транспорте. Также помещение для форума обязано быть транспортно-доступным. Недалеко от него может быть станция метро, автобусные и трамвайные остановки.

Габариты

Первым этапом выбора конференц-зала для проведения различных встреч является составление списка гостей. Для этого требуется:

  • заранее продумать этот вопрос;
  • записать все фамилии и контактные данные;
  • обзвонить участников за несколько дней до события, чтобы уточнить явку;
  • арендовать помещение, способное вместить данное количество людей.

Но не следует полагаться на окончательно составленный перечень посетителей. Некоторые люди могут передумать в последний момент, изъявить свое желание присутствовать. Чтобы избежать ненужной суеты, поиска свободных стульев, важно заранее об этом побеспокоиться. Оставить несколько свободных кресел.

Тип мероприятия

Разное число присутствующих на организованном событии, его статус и тематика, предполагает аренду определенного конференц-зала.

Бизнес-встреча

Эта переговорная должна иметь презентабельный внешний вид. Обязательным является обеспечение комфортного пребывания для всех бизнес-партнеров. Также требуется заранее составить план встречи, чтобы провести любое обсуждение без проволочек.

 

Что может быть в переговорной:

  • Столы;
  • Удобные посадочные кресла;
  • Проектор с экраном или монитор для видео-презентаций;
  • Высоскоростной интернет;
  • Доска для записей, флипчарт, маркеры;
  • Кулер с водой.

Конференции, симпозиумы, лекции, брифинги

Для таких мероприятий должен арендоваться большой зал. Если планируется событие с большим числом гостей, тогда следует выбирать такое помещение, которое состоит из нескольких функциональных зон. Что там должно быть:

  • Welcome-зона. Это отдельное место для встречи и приема посетителей.
  • Регистрационная зона. После того когда участвующие вошли в здание, они обязаны пройти регистрацию, подтвердить свое право на участие в конференции.
  • Фото-зона. Логотип компании может располагаться на большом стенде. Там участники и организаторы данного собрания могут сделать памятные снимки.
  • Пространство для проведения основной части программы. Это специально оборудованное помещение, которое включает в себя места для расположения гостей и сцена (или возвышение) для лектора.
  • Лаунж-зона. Любое мероприятие, которое длиться больше двух часов, обязано прерываться на небольшие перерывы. Для этого нужно специально отведенные зоны, где можно отдохнуть, обсудить обговариваемые вопросы или перекусить.

Корпоративные встречи, тренинги

Такие события проводятся в уютных и удобных помещениях. Что в них должно быть:

  • Комфорт – небольшого размера пространство для 20-50 людей, позволит им расслабиться. Создаст нужный для восприятия озвучиваемой информации микроклимат.
  • В помещении не должно быть ярких и отвлекающих внимание предметов. Оно обязано быть оформленным в спокойном, нейтральном стиле.
  • Удобные посадочные места. Жесткие стулья не обязательны для присутствия в этом зале. Мягкие кресла, диваны или бингбеги (кресла-мешки) – такая посадка гостей позволит им чувствовать себя уютно.

Концерты и показы мод

Эти торжественные события проводятся в праздничной и изысканной атмосфере. Что нужно для успешного проведения:

  • Первое требование – это наличие сцены.
  • Присутствие профессиональной звуковой и световой аппаратуры – обязательное условие.
  • Места для людей, проводящих фото и видеосъемку.
  • Удобные посадочные кресла.
  • Лаунж-зона.
  • Современный и модный дизайн.

 

Дополнительное оборудование

Различный вид мероприятий предполагает аренду техники, которая поможет при его проведении. Помещение может включать в себя стандартный набор состоящий из аудиосистемы, микрофонов, монитора, кондиционера, флипп-чарта, скоростного интернета, трибуны.

Список оборудования, которое может понадобиться:

  • Лазерная указка.
  • Дополнительная световая и звуковая аппаратура.
  • Радиомикрофоны.
  • Система для видеозаписи лекции.
  • Оборудование для проведения видеоконференции с удаленными участниками.

Если участвующих брифинга много, тогда для лучшего обзора ведущего, требуется поставить дополнительные экраны.

 

Организация перерывов

Использование дополнительной услуги «кейтеринга» - это предложение для успеха проводимого мероприятия. Организация перерывов с возможностью перекусить имеет свои преимущества:

  • возможность отдохнуть,
  • обсудить с другими участниками предоставленную на симпозиуме информации,
  • подкрепиться вкусными блюдами.

Можно заказать как полноценный фуршет, так и кофе-брейк или бизнес-ланч. Компания предоставляет:

  • Привозные или приготовленные на месте блюда.
  • Дополнительное оборудование в виде столов, столовых приборов, посуды.
  • Официантов, поваров.

Такие перерывы обязательны для конференций или форумов, которые длятся более двух часов. Если число гостей превышает число – 100, тогда можно составить график приема пищи, разбить их на группы. Это поможет избежать суматохи в лаунж-зоне, создаст непринужденную атмосферу. Можно заранее составить меню согласно предполагаемому бюджету.